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5 applications de comptabilité pour travailleurs autonomes

nousnou iwasaki

Quelles sont les applications de comptabilité les mieux adaptées pour les travailleurs autonomes? C’est une question récurrente sur notre section de Questions/Réponses.

En tant que travailleur autonome, vous avez l’obligation de voir clair dans votre comptabilité. Et à moins de tout déléguer à votre comptable, vous n’aurez pas le choix d’avoir un outil bien adapté pour suivre votre trésorerie, faire la facturation, suivre la réception des paiements, analyser vos dépenses, etc. Plusieurs se contentent de gérer le tout dans des fichiers Excel. Avec brio même. Mais il n’est pas donné à tous d’être un Power User de ces tableurs magiques.

Si vous trouvez que le suivi de votre comptabilité est difficile, que vous passez trop de temps à gérer vos factures, il est sans doute temps d’explorer les solutions sur le marché. Vous êtes un professionnel, il est normal que vous utilisiez des outils professionnels pour vous soutenir. Vous devez maximiser votre temps facturable; ce précieux temps que vous accordez à la réalisation de vos mandats. Et en perdre le moins pour gérer vos papiers.

Cela est d’autant plus vrai que depuis les dernières années se sont multipliés des outils de très haute qualité, taillés sur mesure pour les travailleurs autonomes. Avec la multiplication du nombre de travailleurs indépendants partout dans nos sociétés occidentales, il est normal de voir apparaître une gamme d’outils hautement spécialisés répondant à nos différents besoins..

Des outils qui vous accompagneront pour la facturation, la gestion de vos dépenses, le suivi de vos devis ou de vos projets, la gestion de vos clients

Nous avons préparé pour vous cette courte sélection d’outils. Ils ont tous d’excellentes réputations

Prenez le temps de trouver l’application qui vous convient

Même si chacune est bien adaptée aux besoins des travailleurs autonomes et aux petites entreprises, elles présentent chacune des différences qui, dans votre quotidien, pourront être importantes: qualité de l’interface, proximité de leur service à la clientèle, fonctionnalités particulières (essentielles pour certains, mais inutiles pour d’autres), langue d’affichage, prix, l’expérience client.

Ce qui convient à votre voisin n’est pas nécessairement le meilleur outil pour vous. La plupart offrent une période d’essai (gratuite) ou une version lite. Prenez le temps de bien explorer et de faire les essais qui s’impose.

1) KIWILI

Kiwili est une solution en ligne de gestion tout-en-un pour les petites entreprises et travailleurs autonomes. L’application vous aide dans la gestion de vos factures, devis, projets, tâches et dépenses.

Établie à Montréal, l’entreprise existe depuis 2011. Plus qu’un simple outil comptable, le logiciel intègre aussi des fonctionnalités de gestion de projets et de gestion de clients. L’application est disponible en français, ainsi que son service à la clientèle.

2) NUTCACHE

À l’origine une application de facturation, Nutcache est devenu avec la temps un outil de gestion de projets collaboratifs. Les fonctionnalités couvrent la gestion de projet, de temps de dépenses, facturation, etc.

L’entreprise est établie à Laval. Nutcache existe depuis 2013. L’application est disponible en français, ainsi que le service à la clientèle.

3) MOMENTEO

Momenteo est une autre application adaptée pour les travailleurs autonomes. Parmi les fonctionnalités : facturation, gestion de la base de clients, calendrier d’activités, devis, calcul des déplacements, tableau de bord.

L’entreprise est établie à Québec. L’application est donc aussi disponible en français, ainsi que le service à la clientèle.

4) FRESHBOOKS

Depuis 15 ans, Freshbooks est un des leaders de la comptabilité « dans le nuage ». Un autre excellent outil taillé sur mesure pour les travailleurs autonomes. Outils de feuilles de temps, suivi de temps, suivi de vos devis auprès de vos clients, facturation, dépenses, gestion de comptes clients.

Développé à Toronto, l’application est uniquement en anglais, ainsi que le service à la clientèle.

5) HARVEST

Créé en 2006, Harvest est une application pour petites entreprises afin de les accompagner dans la relation avec leurs clients. Gestion de temps, de dépenses, facturation gestion de projets, intégration au paiement PayPal, facturation, devis, etc. Interface et service à la clientèle en anglais seulement.

Quelques autres :

– Pour les amateurs de la suite ZOHO, vous pouvez faire l’essai de ZOHO Invoice et de Zoho Projects.

-Et pour ceux et celles qui veulent une application comptable plus classique, il y a bien sûr l’incontournable QuickBooks en ligne de Intuit.

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L’art de définir ses tarifs

Se lancer dans une carrière de travailleur pigiste a son lot d’avantages et d’inconvénients, c’est indéniable, et ce n’est pas toujours facile de savoir quel prix demander lorsqu’on arrive à peine sur le marché.

Voici donc quelques conseils pour vous aider à vous y retrouver :

Prendre connaissance des prix du marché
Si vous n’avez aucune idée des prix pratiqués dans votre domaine, ne vous fiez pas au prix que vous propose le premier client venu, renseignez-vous avant de donner ou d’accepter un prix. Par exemple, vous pouvez commencer par consulter les statistiques fournies par un site de référence majeure, mais ne vous limitez pas à une source, cherchez-en plusieurs.
N’hésitez pas à poser la question sur des forums ou faire une recherche sur Internet pour voir si la question a déjà été posée (et je vous garantis qu’elle l’a déjà été). Vous pouvez aussi contacter l’association ou l’ordre de votre profession, car certains disposent de statistiques à ce sujet. Certes, personne ne peut vous dire combien demander à votre client, mais peut-être trouverez-vous des personnes prêtent à vous dévoiler combien elles demandent aux leurs. Il ne s’agit pas de copier les tarifs des autres, mais d’être conscient des prix pratiqués sur le marché.

Définir la bonne fourchette
Il est très rare qu’on obtienne le prix désiré du premier coup, surtout lorsqu’on ne travaille pas avec des clients directs. Commence alors un véritable travail de négociateur. Pour ne pas être déstabilisé, définissez le tarif que vous aimeriez idéalement toucher et fixez-vous un tarif minimum en dessous duquel vous n’acceptez pas de descendre.

Tenir compte de son expérience
Soyons réalistes, l’expérience compte et justifie en grande partie le tarif demandé. Ajustez donc votre prix en fonction de votre expérience. Attention tout de même de ne pas vous dévaloriser, surtout si vous avez de l’expérience dans un domaine connexe ou que vous possédez un diplôme dans votre domaine.

Rester cohérent
Dans certaines professions comme la traduction, on demande souvent un prix au mot, à la page et à l’heure, alors préparez-vous. Surtout, restez cohérent. Ne demandez pas 0,16 $ du mot puis 35 $ de la page, ça n’aurait aucun sens.

Penser au futur
Restez dans la fourchette que vous avez définie et tenez-vous-y. Si vous avez bien fait votre travail, cette méthode vous permettra de filtrer les clients peu scrupuleux et vous aidera à trouver les clients avec lesquels tisser une relation durable. Les premiers mois sont parfois difficiles et la peur pousse parfois à accepter des tarifs trop bas par rapport au marché. Dans ces moments-là, pensez au futur, en refusant de travailler pour un tarif en dessous des prix du marché, vous défendez votre réputation et votre profession, ce qui s’avérera payant à la longue. Et si les mois se succèdent et que vous ne trouvez toujours pas de clients dans votre fourchette de prix, c’est soit que vous n’employez pas la bonne méthode de recherche, soit que les données que vous avez utilisées pour établir votre budget sont erronées. Si après avoir revu vos tarifs vous trouvez que ceux-ci sont compétitifs, tenez bon et multipliez les outils de recherche : forums, petites annonces, réseautages, réseaux sociaux, les moyens sont nombreux alors ne vous découragez pas!

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Travailleurs autonomes, êtes-vous bien protégés?

Ce billet poursuit le dévoilement des résultats du sondage tenu l’hiver dernier.

En faisant le choix de devenir entrepreneur et/ou travailleurs autonomes, on fait le choix de la flexibilité et du contrôle de ses moyens de travail, mais aussi la responsabilité d’assumer soi-même sa protection financière et professionnelle.

Par exemple, lorsqu’un professionnel exerce sa spécialité pour un employeur, les risques d’une éventuelle faute professionnelle seront généralement couverts par les assurances de l’entreprise. De même qu’un salarié pourra profiter des filets de sécurité financière, que sont les assurances collectives, les programmes de retraite, etc.

Vient donc avec son statut de travailleur autonome, la responsabilité de gérer ces aspects qui ne sont plus assumés par quelqu’un d’autre. Vous êtes votre propre employeur, vous devez donc assumer la responsabilité de votre protection financière et professionnelle. Et bien sûr aussi en assumer les coûts.

Lors de notre sondage du printemps dernier, nous avons examiné cet aspect.

Ce qui ressort, c’est que l’habitude de bien se protéger n’est pas encore un réflexe généralisé. Nous avons mesuré cet aspect au moyen de 3 questions: en fonction de la couverture d’assurances que les travailleurs autonomes

Les assurances.

Il semble clair que les habitudes d’assurer ses risques professionnels ne sont pas encore ancrées dans les pratiques d’affaires des travailleurs autonomes. Moins du quart des travailleurs autonomes à une assurance responsabilité professionnelle ou une assurance pour travailleurs autonomes.

Seule l’assurance-vie semble une pratique établie.

Est-ce dû au manque d’options de la part des compagnies d’assurances dans leur offre aux travailleurs autonomes ou à la sous-évaluation des risques professionnels d’exercer sa profession sans assurances ? Les évaluations des prochaines éditions nous permettront sans doute d’en savoir plus à se sujet.

Vacances travailleurs autonomes

La retraite

Pour la préparation à la retraite, les travailleurs autonomes semblent sensibilisés à la nécessité de préparer l’avenir. Lors de notre sondage, 57% des répondants disent avoir contribué à un REER lors de la dernière année. Ce qui correspondrait approximativement à la proportion nationale pour toute la population.

Donc le fait d’être travailleur autonome ne favorise pas plus qu’elle diminue le fait de contribuer à un REER.

Vacances travailleurs autonomes

Consultations externes

Autre aspect mesuré. Est-ce que les travailleurs autonomes consultent d’autres professionnels pour les aider à mieux diriger leur entreprise?

L’utilisation d’un comptable semble une pratique généralisée; 67% des répondants disent avoir rencontré un comptable au cours des 12 mois précédents le sondage.

Au niveau des conseils fiscaux et juridiques, cela semble moins régulier. 30% ont rencontré un conseiller financier, alors qu’à peine 11% ont vu un avocat au cours de la dernière année. Il est toutefois vrai que dans ces deux cas, les besoins sont nettement moins fréquents.

Vacances travailleurs autonomes

Autres billets du sondage sur les Travailleurs autonomes du Québec:

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Dossier: Impôts & Fiscalité 2010

Avec le printemps revient la période de préparation des impôts. Chaque entreprise, travailleur autonome, particulier, devra présenter sa déclaration de revenus, aux différents paliers de gouvernement. Selon vos statuts et obligations, vous devrez les avoir produits et transmis au plus tard le 30 avril ou le 15 juin.

Pour vous aider, nous avons regroupé, avec ce dossier spécial, une série de capsules d’information rédigées par des experts dans leur domaine, membres d’AgentSolo.com.

Vous avez la possibilité de consulter ce dossier sous la forme d’un document unique (pdf) téléchargeable et imprimable, ou de lire en ligne chacune des capsules le composant.

Le dossier complet sous forme pdf (223 ko) est disponible ici : Dossier: Impôts & Fiscalité 2010

Liste des capsules d’information qui composent ce dossier:

  1. Conseils fiscaux pour les travailleurs autonomes
    par Josée Jeffrey (FocusRetraite)
  2. Conservation des registres comptables et la vérification fiscale
    par Marc-André Paquin (DUPUISPAQUINavocats)
  3. La tenue du registre des déplacements
    par Josée Jeffrey (FocusRetraite)
  4. Société de portefeuille? Pour les travailleurs autonomes? Pour les très petites entreprises? Non mais ça va pas?
    par Nicolas S.-La Palme (MeNicolasLaPalme)
  5. Même les petites entreprises peuvent bénéficier des crédits d’impôt à la RS&DE
    par Denis Curodeau (SolutionsIDC)
  6. CRÉDIT D’IMPÔT: Avez-vous songé à faire don de vos actions accréditives. C’est très avantageux !
    par André Mavrovic (mavrovic)

Le dossier est complété de deux anciennes capsules issues de nos achives, mais toujours pertinentes

  1. Les droits, obligations et déductions fiscales de base d’une société incorporée
    par Eric Boutin, octobre 2008
  2. Les droits, obligations et déductions fiscales d’un travailleur autonome
    Eric Boutin, février 2006

Nous espérons que ces textes pourront vous guider.

Nous invitons aussi tous ceux qui ne sont pas bien encadrés dans leur planification financière et la préparation de leurs impôts à ne pas tarder à se doter d’un bon conseiller. La réussite en affaires et la bonne gestion de son entreprise, même comme travailleur autonome, passent généralement par sa capacité de bien s’entourer.

Bonne lecture!

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Vos impôts, avec revenus de contrat et salaire

Parmi les commentaires du blogue, on a trouvé une question d’un « agent solo » concernant ses impôts, décrivant une situation qui être fréquente pour plusieurs d’entre vous. Compte-tenu que plusieurs pouvaient être intéressés, on en a fait un billet afin de rendre accessible l’information au plus grand nombre.

J’aimerais savoir si qqn pourrait me renseigner sur la façon de procéder pour faire nos impôts lorsque l’on a plusieurs contrats à la pige à notre actif et en plus, un salaire de salarié à temps partiel.

Comment on doit tenir compte des dépenses ?

Maggy

Nous avons soumis la question à Éric Boutin (B.A.A., C.G.A. Pl. Fin.), un autre agent solo, dont vous avez possiblement déjà consulter ses capsules d’information. Voici sa réponse:

Les contrats à la pige sont traités comme du revenu de travailleur autonome ou à titre de revenu d’entreprise. Donc, toutes les dépenses qui ont servi à gagner ce revenu à titre de travailleur autonome sont déductibles à l’encontre de ce revenu. C’est ce qu’on appelle le revenu d’entreprise (ou encore de profession) dans les impôts. Pour en savoir plus au sujet de ces dépenses, vous pouvez consulter la capsule suivante que j’ai écrite: Les droits, obligations et déductions fiscales d’un travailleur autonome.

Pour le revenu de salarié à temps partiel, vous recevrez un T4 (fédéral) et un relevé 1 (Québec). Ce sont vos relevés d’emploi que vous devrez déclarez en fait comme revenus d’emploi tout simplement. À l’encontre du revenu d’emploi, il y a beaucoup moins de dépenses qui sont admissibles. Il est certains qu’il y a certaines dépenses d’emploi mais dans ce cas, contrairement aux dépenses d’entreprise, elles doivent être expressément énoncées dans le guide « Dépenses d’emploi » (disponible sur le site de l’ARC(Revenu Canada)). Si elles n’y sont pas indiquées, il est certain qu’elles ne sont pas admissibles. C’est beaucoup plus restrictif comme règles.

La règle concernant les dépenses d’entreprise est plutôt qu’aussitôt qu’elle est dans le but de ganger un revenu, elle est admissible sauf exception.

En espérant que cela puisse vous donner un coup de main!

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