Un petit rappel à tous nos offreurs de contrats

Des centaines de contrats sont négociés chaque mois sur AgentSolo; nous remercions chacun des offreurs de contrats de cette confiance toujours renouvelée envers notre communauté de professionnels; plus de 36 000 professionnels de haut niveau, spécialisés et expérimentés.

Par contre, plusieurs offreurs de contrats oublient de bien gérer leurs offres de contrats. Par exemple, un cas fréquent, les offreurs de contrats qui omettent de nous communiquer le soumissionnaire retenu pour la réalisation du mandat. Il arrive même trop souvent que l’identité du gagnant d’une offre nous provienne directement du membre plutôt que de l’offreur, pour voir ajouter l’information à son dossier. Bien compléter vos offres est important pour les membres d’AgentSolo comme pour vous.

Est-ce par manque de temps, par manque d’intérêts, par négligence, par incompréhension du système de soumissions ? Difficile de savoir. Sans doute un joyeux mélange de toutes ces raisons.

Chers offreurs, il est important pour vous tout autant que pour les soumissionnaires de bien compléter les processus d’offres que vous affichez. Pour un soumissionnaire, c’est important de voir apparaître à son dossier un mandat qui lui est confié; c’est une indication d’expérience, comme l’est une recommandation. Pour l’offreur de contrats, c’est tout aussi important; votre dossier n’en sera que plus attrayant lors de vos prochaines offres si l’historique de vos offres passées indique que vous attribuez vos offres. Alors qu’un offreur ayant 5, 10, 15 offres de contrats dans son historique, avec la mention « finalisée » sans précision à qui furent attribués les mandats, risque de moins intéresser les meilleurs agents solos. Tout comme seront moins motivés vos anciens soumissionnaires s’ils n’ont pas reçu de précision sur l’état de leur soumission.

Ce n’est pas tout de recevoir des soumissions et de sélectionner vos candidats idéals. Il faut aussi apprendre à entretenir ses relations. Vous sollicitez la participation de professionnels compétents et expérimentés, il est donc normal que ceux-ci s’attendent à être traités comme tel.

  1. Prendre le temps d’écrire à CHAQUE soumissionnaire.

    Prenez le temps d’écrire à chaque soumissionnaire; même à ceux que vous ne retenez pas. N’oubliez jamais que le processus de sélection est une forme avancée de réseautage. Le soumissionnaire que vous ne retenez pas est peut-être la ressource qu’il vous faudra pour votre prochain mandat. Plutôt que le négliger, apprenez à le connaître. Une personne de plus que vous aurez qualifiée pour vos besoins futurs si vous prenez le temps d’échanger, même minimalement, avec elle. Vous n’aurez peut-être jamais d’autres occasions de croiser cette personne si vous ne profitez pas de cette occasion.

  2. Respecter le mieux possible les ÉCHÉANCES de sélection que nous vous proposons.

    Le système de soumission vous offre des contraintes d’échéanciers. Bien évidemment, vous pouvez raccourcir ces échéances à tout moment si vous avez trouvé la bonne personne (il est inutile de maintenir une offre ouverte si vous avez trouvé la bonne personne); mais vous pouvez aussi prolonger la période de soumission et la période de sélection selon vos besoins. Il y a toutefois problème lorsque l’offreur n’en tient nullement compte, surtout lorsque le processus de sélection est retardé. Les soumissionnaires restent dans l’incertitude. Il est important qu’ils soient mis au courant des retards dans le processus. Ne serait-ce que pour maintenir un niveau de confiance élevé.

    Vous pouvez aussi en tout temps utiliser la messagerie pour écrire aux soumissionnaires afin de faire les précisions nécessaires. Surtout aux candidats les plus sérieux. N’attendez surtout pas qu’ils ne soient plus intéressés ou libres. Vous n’avez qu’à cliquer sur l’icône « envoyer un message » apparaissant sur chaque soumission en ligne ou reçue par courriel pour entretenir de bonnes relations.

  3. Prendre le temps de compléter le processus d’ATTRIBUTION en ligne des vos mandats.

    Prenez le temps de nous indiquer à qui vous attribuez le mandat. Votre but en affichant des offres sur AgentSolo, n’était pas de ne récolter qu’une série de noms, de propositions et de C.V. Vous voulez surtout faire avancer un projet. Une fois que vous aurez terminé votre négociation avec les agents solos, une fois que vous aurez fait votre choix et que vous aurez averti les soumissionnaires, venez sur votre compte et utilisez la fonction « attribuer le contrat ». Le soumissionnaire vous en sera reconnaissant, tout comme vous pourrez profiter des avantages à long terme de cette inscription dans votre dossier.

  4. Prendre le temps de bien conclure vos CONVERSATIONS professionnelles

    Si le nombre de contrats affichés publiquement sur notre plateforme de négociations se compte en centaines chaque mois, la portion négociée en privé directement par la messagerie est équivalente. Donc, une négociation qui débute par des messages envoyés directement par l’offreur à certains solos sélectionnés, et qui se poursuit par messagerie (ou toute autre méthode que les parties auront jugée plus efficace). Malheureusement, là encore, certains offreurs négligent de bien terminer les relations qu’ils ont amorcées. En effet, certains offreurs, une fois trouvée la personne correspondant à leur besoin, arrêtent les conversations avec les autres candidats. Là aussi, prenez le temps de bien fermer vos conversations. Ne laissez personne en suspend d’une réponse. D’autant que cette fois-ci, plus encore que par le processus public de soumission, c’est vous qui avez initié le contact en écrivant directement aux candidats. Ça ne prend que quelques minutes pour écrire aux différentes personnes que vous avez contactées.

J’espère que ces quelques rappels aideront les offreurs de contrats à mieux gérer leurs offres. Et si vous avez la moindre hésitation ou des questions sur la gestion de ces offres, n’hésitez pas à écrire à notre service à la clientèle. Nous nous ferons un plaisir de vous aider.

P.-S.. Pour les membres engagés dans un processus de soumission, n’hésitez pas à écrire aux offreurs afin de connaître où en est le processus de sélection. Votre effort de soumission mérite que vous soyez informé de l’état de votre proposition. La messagerie interne est toute désignée pour écrire aux offreurs, si vous n’avez pas déjà en main leurs coordonnées.

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