Synchroniser et partager vos documents facilement

Tous les professionnels (autonomes, employés ou entrepreneur) ont en commun qu’ils ont à gérer une quantité croissante de documents de travail sur leur ordinateur. Question de plus en plus complexe, car la gestion de nos documents numériques concernent aussi leur sauvegarde, la conservation des traces de leur évolution, leur synchronisation sur différents ordinateurs et bien sûr l’épineux problème de la collaboration d’une équipe à un même document.

Chacun à ses stratégies de sauvegarde. De copies, de transports sur clés USB, etc. Mais un peu tout le monde s’est déjà emmêlé en reprenant une mauvaise version d’un document, ou pire en découvrant que son équipe travaillait sur deux versions d’un même document sans intégration facile.

Quelle que soit notre situation, il y a d’excellents outils pour s’en sortir. J’en mentionne deux parmi mes préférés.

Google Docs
Personnellement, dès qu’un document doit être partagé ou doit être utilisé sur plusieurs ordinateurs, j’utilise Google Doc. C’est un incontournable, simple, économique et facile à prendre en main; pourvu qu’on soit prêt à s’ouvrir un compte sur Google/Gmail.

Vous ne pourrez peut-être pas produire avec le même niveau complexité qu’avec Microsoft Office ou OpenOffice, mais les fonctionnalités permettent de répondre à plus de 80% de mes besoins (doc, tableur, présentation). Il y a de fortes chances que ce soit la même chose pour vous.

Dropbox
Pour vos besoins plus pointus, notamment pour partager des documents plus complexes, il y la solution : Dropbox. Une application qui vous permet, une fois installée sur votre ordinateur de partager avec plusieurs de vos collaborateurs un même document, en toute transparence comme s’il était toujours sur votre ordinateur. Simple et efficace. Il rend la collaboration facile, mais vous pouvez aussi l’utiliser comme substitut au « backup » ou pour synchroniser vos différents ordinateurs. L’utilisation est gratuite pour les petits volumes, mais devient payante dès que le stockage s’accroît.

Voici une vidéo explicative:

What is Dropbox? from MJT on Vimeo.

Une réponse à Synchroniser et partager vos documents facilement

  1. Danielle Guerin 21/10/2010 at 10:06 #

    Très bon billet. J’utilise Dropbox avec mes clients depuis plus d’un an et ça nous facilite le partage de documents un peu plus lourds. Ça diminue également le nombre de couriels envoyés.

    Mon conjoint et moi l’utilisons également pour synchroniser entre nos différents ordinateurs et aussi pour partager certains dossiers “familiaux” comme le fichier Budget. :)

    Comme c’est gratuit pour 2GB, ça ne vaut vraiment pas la peine de s’en passer. De plus, en le recommandant à des amis ou clients, chacun reçoit en prime 250 MB d’espace additionnelle.

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